Informacje o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu LoopCard, usług świadczonych Partnerom oraz cyfrowych kart klienta.
Ostatnia aktualizacja: 1 września 2026 r.
Serwis LoopCard, dostępny pod adresem loopcard.pl, jest prowadzony przez:
Rola Akana s.c. w zakresie ochrony danych zależy od tego, w jakim celu i w jakim kontekście dane są przetwarzane. W odniesieniu do danych osób kontaktujących się bezpośrednio z LoopCard oraz danych Partnerów i użytkowników ich kont Akana s.c. może działać jako administrator danych.
W odniesieniu do danych klientów wprowadzanych do LoopCard przez Partnera w celu prowadzenia jego cyfrowej karty klienta lub programu lojalnościowego administratorem danych jest co do zasady dany Partner, który określa cele i zasady prowadzenia programu. Akana s.c. zapewnia w takim przypadku rozwiązanie techniczne i przetwarza dane na rzecz Partnera w zakresie niezbędnym do działania usługi.
Zakres przetwarzanych danych zależy od funkcji LoopCard wybranych przez konkretnego Partnera.
Partner może korzystać między innymi ze strony zawierającej zalecenia, informacje, ofertę, FAQ lub inne treści dla klientów, bez uruchamiania spersonalizowanej karty klienta lub programu lojalnościowego.
Jeżeli dana strona LoopCard ma wyłącznie charakter informacyjny i nie wymaga identyfikacji klienta, samo zapoznanie się z jej treścią nie wymaga podania imienia, nazwiska ani numeru telefonu.
Jeżeli Partner korzysta z cyfrowej karty klienta lub programu lojalnościowego, przetwarzane są dane potrzebne do identyfikacji klienta, zabezpieczenia dostępu do karty oraz prowadzenia pieczątek i nagród.
Podczas korzystania z publicznej strony loopcard.pl mogą być przetwarzane dane techniczne niezbędne do prawidłowego, bezpiecznego i stabilnego działania serwisu, w szczególności informacje przesyłane standardowo w związku z komunikacją internetową i zapisami serwera.
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z LoopCard za pomocą formularza, poczty elektronicznej lub w inny sposób, mogą być przetwarzane dane podane w wiadomości, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy oraz treść korespondencji.
W związku z rozpoczęciem i realizacją współpracy z Partnerem Akana s.c. może przetwarzać dane identyfikacyjne, firmowe, kontaktowe i rozliczeniowe niezbędne do przygotowania, uruchomienia i obsługi usługi LoopCard.
Mogą to być w szczególności: nazwa marki, firma lub nazwa prawna, NIP, adres, miejscowość, kod pocztowy, adres e-mail, numer telefonu oraz dane osób uprawnionych do korzystania z panelu Partnera.
W ramach kont użytkowników panelu przetwarzane mogą być również dane związane z uwierzytelnianiem, bezpieczeństwem logowania i utrzymaniem sesji. Hasła są przechowywane w postaci zabezpieczonej zgodnie z mechanizmami zastosowanymi w systemie, a nie jako jawny tekst.
Jeżeli Partner uruchomił cyfrową kartę klienta lub program lojalnościowy, może wprowadzać do systemu dane swoich klientów. Zakres danych zależy od konfiguracji usługi i może obejmować:
Dostęp klienta do karty może być zabezpieczony kodem PIN. System nie przechowuje kodu PIN w postaci jawnej, lecz jego zabezpieczoną reprezentację służącą do weryfikacji.
W przypadku funkcji zapamiętania urządzenia system może używać losowego identyfikatora lub tokenu dostępowego. W bazie danych przechowywana jest zabezpieczona reprezentacja tokenu oraz informacje potrzebne do zarządzania jego ważnością i bezpieczeństwem.
LoopCard nie jest przeznaczony do przechowywania dokumentacji medycznej ani danych o stanie zdrowia klienta. Partner nie powinien wprowadzać do pól przeznaczonych dla programu lojalnościowego informacji o zdrowiu, diagnozach, przebytych zabiegach ani innych danych szczególnych kategorii, jeżeli funkcjonalność LoopCard wyraźnie tego nie przewiduje.
Jeżeli klient korzysta z karty lub programu lojalnościowego konkretnej firmy, administratorem danych wykorzystywanych do prowadzenia tego programu jest co do zasady Partner wskazany na karcie klienta.
Partner decyduje między innymi o tym, kto może uczestniczyć w programie, jakie dane są potrzebne do jego prowadzenia, jakie są zasady przyznawania pieczątek i nagród oraz kiedy udział klienta w programie zostaje zakończony.
Dane identyfikujące administratora konkretnego programu, w tym dane kontaktowe Partnera, są udostępniane klientowi na jego karcie LoopCard.
Akana s.c., jako dostawca technologii LoopCard, przetwarza dane klientów na rzecz Partnera w zakresie potrzebnym do zapewnienia działania systemu, jego utrzymania, bezpieczeństwa oraz realizacji funkcji zleconych przez Partnera.
Gdy Akana s.c. działa jako administrator danych, dane mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach i na następujących podstawach:
Obsługa zapytań dotyczących oferty, przygotowanie współpracy oraz zawarcie i wykonywanie umowy z Partnerem lub inną osobą będącą stroną umowy.
Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych.
Obsługa korespondencji w przypadkach, w których nie prowadzi ona bezpośrednio do zawarcia umowy, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i systemu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Jeżeli konkretna, opcjonalna operacja przetwarzania wymaga zgody, dane są przetwarzane na jej podstawie do czasu wycofania zgody lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania.
Podstawę prawną przetwarzania danych klientów w ramach programu Partnera określa Partner jako administrator tych danych, odpowiednio do charakteru prowadzonego programu i relacji z klientem. LoopCard nie wymaga zgody na przetwarzanie danych wyłącznie „na wszelki wypadek”, jeżeli dla danego przetwarzania znajduje zastosowanie inna właściwa podstawa prawna.
Dane klienta mogą zostać wprowadzone do LoopCard przez Partnera podczas zakładania karty lub obsługi programu lojalnościowego. Część danych może być również podawana bezpośrednio przez klienta podczas korzystania z funkcji karty, w szczególności podczas uwierzytelniania lub ustawiania zabezpieczeń dostępu.
Partner, jako administrator danych swojego klienta, odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych oraz za przekazanie klientowi wymaganych informacji dotyczących przetwarzania danych.
Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, których udział jest potrzebny do prowadzenia serwisu, świadczenia usługi, realizacji obowiązków prawnych albo ochrony praw Administratora lub Partnera.
Mogą to być w szczególności:
Jeżeli Akana s.c. korzysta przy świadczeniu LoopCard z dalszych podmiotów przetwarzających dane klientów Partnera, odbywa się to zgodnie z zasadami dotyczącymi powierzenia i dalszego powierzenia przetwarzania danych.
LoopCard nie zakłada przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy jako celu samego w sobie. Jeżeli jednak korzystanie z konkretnego dostawcy technicznego powodowałoby transfer danych do państwa trzeciego, transfer może odbywać się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego przez RODO, odpowiedniego dla danego dostawcy i miejsca przetwarzania.
Informacje o takim transferze powinny być aktualizowane, jeżeli zakres wykorzystywanych przez LoopCard dostawców lub infrastruktury ulegnie zmianie.
Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu ich przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa oraz potrzeby zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
W zależności od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać w szczególności:
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W przypadku danych związanych z kartą lub programem lojalnościowym konkretnego Partnera żądanie dotyczące realizacji praw należy w pierwszej kolejności kierować do Partnera będącego administratorem danych. LoopCard współpracuje z Partnerem w zakresie niezbędnym do obsługi takich żądań.
W sprawach, w których administratorem jest Akana s.c., można kontaktować się pod adresem: biuro.akana@gmail.com .
Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami o ochronie danych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
Partner może wykorzystywać LoopCard wyłącznie jako stronę informacyjną zawierającą np. zalecenia przed lub po usłudze, FAQ, informacje o ofercie, produktach, dane kontaktowe lub inne materiały przygotowane przez Partnera.
Samo udostępnienie takich treści nie oznacza, że LoopCard gromadzi informacje o tym, jaki zabieg lub usługę wykonano u konkretnej osoby, ani dane o stanie zdrowia użytkownika.
Za treść zaleceń, informacji o usługach, produktach i innych materiałów przekazanych klientom odpowiada Partner, który zlecił ich publikację.
Serwis może korzystać z plików cookies lub podobnych mechanizmów w zakresie potrzebnym do prawidłowego działania strony, bezpieczeństwa, logowania, utrzymania sesji lub zapamiętania urządzenia, jeżeli dana funkcja tego wymaga.
LoopCard nie wykorzystuje obecnie Google Analytics 4 do analityki użytkowników serwisu.
Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies, ich celu i sposobu zarządzania nimi znajdują się w Polityce cookies.
Akana s.c. stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru usługi i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub niezgodnym z prawem wykorzystaniem.
Dostęp do funkcji systemu jest ograniczany zgodnie z rolą użytkownika, a mechanizmy uwierzytelniania i tokeny dostępowe są stosowane w celu ograniczenia dostępu osób nieuprawnionych.
Żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka, dlatego zabezpieczenia są dostosowywane do rozwoju usługi i identyfikowanych zagrożeń.
LoopCard w obecnej wersji nie wykorzystuje danych do zautomatyzowanego podejmowania wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.
Statystyki programu lojalnościowego mogą służyć Partnerowi do przeglądania aktywności klientów w programie, np. czasu od ostatniej pieczątki lub liczby zgromadzonych pieczątek. Samo przedstawienie takich informacji Partnerowi nie oznacza automatycznego podejmowania decyzji wobec klienta przez LoopCard.
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu funkcji LoopCard, sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanej infrastruktury lub dostawców usług.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie loopcard.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych przez Akana s.c. lub działania systemu LoopCard można skontaktować się:
Jeżeli sprawa dotyczy danych klienta przetwarzanych w ramach programu lojalnościowego konkretnego Partnera, w pierwszej kolejności należy skontaktować się z Partnerem wskazanym na karcie klienta.
